EPRÁVO – informace nejen pro podnikatele.
Odměňování zaměstnanců za dobu strávenou na pracovní cestě.
Odměňování zaměstnanců za dobu strávenou na pracovní cestě.
V rámci školení vedoucích zaměstnanců našich klientů se velmi často setkáváme s dotazy, které se týkají problematiky odměňování zaměstnanců za dobu strávenou na pracovní cestě. Je zřejmé, že přestože na toto téma již bylo napsáno značné množství článků, v praxi stále přetrvávají nejasnosti, jak posuzovat dobu, kterou zaměstnanec stráví na pracovní cestě a jak zaměstnance za tuto dobu odměňovat.
Je běžné, že čas strávený na pracovní cestě se velmi často nekryje s pracovní dobou zaměstnance podle stanoveného rozvrhu práce. Zaměstnanec na pracovní cestu nastupuje obvykle i o několik hodin dříve, než začíná jeho pracovní směna, nebo se naopak vrací mnohem později, než jeho pracovní směna končí. Zaměstnanci pak očekávají, že pokud stráví na pracovní cestě čas nad rámec své běžné pracovní doby, budou ze strany zaměstnavatele náležitě odměněni. Nicméně není tomu tak vždy a zaměstnanci jsou často nemile překvapeni.
Dle § 42 odst. 1 zákoníku práce se pracovní cestou rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce․ Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Tuto dohodu doporučujeme uzavřít se zaměstnancem písemně. Je možné ji sjednat přímo v rámci pracovní smlouvy, což je pro zaměstnavatele nejvhodnější způsob, kdy je dán ze strany zaměstnance generální souhlas s vysíláním na pracovní cesty pro celou dobu trvání pracovního poměru zaměstnance. V takovém případě pak už zaměstnavatel žádný dodatečný souhlas od zaměstnance nepotřebuje. Dohodu o vysílání na pracovní cestu je možné samozřejmě sjednat i v rámci samostatné dohody, a to kdykoliv po dobu trvání pracovního poměru.
Pokud by zaměstnanec přes takto uzavřenou dohodu odmítl na pracovní cestu nastoupit, dopouští se porušování pracovních povinností. Existují ovšem případy, kdy má zaměstnanec právo pracovní cestu odmítnout i přesto, že souhlas podepsal již v pracovní smlouvě. Jedná se o těhotné ženy, zaměstnance pečující o děti do 8 let a osamělé zaměstnance, kteří pečují o dítě do 15 let nebo o osobu závislou na pomoci jiných. Takový zaměstnanec může pracovní cestu odmítnout, přestože dříve souhlas s vysíláním na pracovní cesty v pracovní smlouvě udělil.
Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určuje v souladu s ustanovením § 153 odst. 1 zákoníku práce předem písemně zaměstnavatel, který by přitom měl přihlédnout k oprávněným zájmům zaměstnance.
Doba strávená na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do pracovní doby, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nebo plat nekrátí. Zaměstnanec tedy nemá v tomto případě, jak je u překážek v práci obvyklé, nárok na náhradu mzdy či platu, ale přímo na mzdu či plat. Jestliže však zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda (např. hodinová, úkolová, podílová aj. mzda závislá na jeho výkonu, tržbách apod.) ušla nebo ušel plat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku.
Pokud se týká času, která nespadá do pracovní doby, je třeba si uvědomit, že ne každý čas během pracovní cesty, který přesahuje pracovní směnu, je výkonem práce a tedy prací přesčas, jak se mnozí zaměstnanci domnívají. V průběhu pracovní cesty neplní zaměstnanec práci a pracovní úkoly nepřetržitě. Část pracovní cesty stráví cestováním či jinými souvisejícími úkony (ubytováním, čekáním, odpočinkem, apod.).
Dobu strávenou na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů, která nespadá do pracovní doby není možné považovat za práci přesčas. Pokud tedy zaměstnanec stráví několik hodin cestováním, ubytováním, čekáním apod. ať již před, nebo po jeho stanovené pracovní době, nejedná se o plnění pracovních úkolů a za tuto dobu nenáleží zaměstnanci mzda ani náhrada mzdy a samozřejmě ani příplatek za přesčas. Jediné finanční plnění, které za tuto dobu zaměstnanci dle zákoníku práce náleží, jsou cestovní náhrady (např. stravné).
O práci přesčas na pracovní cestě je možné hovořit pouze tehdy, pokud se jedná o dobu, kterou zaměstnanec stráví plněním pracovních úkolů a tato doba nespadá do stanovené pracovní doby zaměstnance. Za tuto dobu pak zaměstnanci náleží mzda (plat) a příplatek za práci přesčas.
Velká část zaměstnanců absolvuje pracovní cestu za použití osobního vozidla, které osobně řídí. Takto stráví cestováním mnohdy několik hodin nad rámec své stanovené pracovní doby. Avšak i v takovém případě se u těchto zaměstnanců jedná o dobu strávenou na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů a za tuto dobu jim nenáleží mzda ani náhrada mzdy. Jedinou výjimkou jsou v takovém případě zaměstnanci, kteří mají jako druh práce v rámci pracovní smlouvy sjednáno řízení vozidla (resp. řidič), neboť pouze takový zaměstnanec řízením vozidla plní své pracovní úkoly.
Jak vyplývá ze shora uvedeného, zaměstnanci mohou strávit na pracovní cestě v zájmu zaměstnavatele mimo svou pracovní dobu a tedy vlastně ve svém volném čase mnoho hodin, za které nedostanou mzdu, náhradu mzdy ani jiný příplatek. Jediným plněním tak zůstávají cestovní náhrady. Byť je tento postup zcela souladný s platnou právní úpravou, z pohledu zaměstnanců je vnímán značně problematicky.
V tomto směru je tedy dán prostor zaměstnavateli, aby po úvaze nad četností a délkou pracovních cest svých zaměstnanců případně přistoupil ke kompenzaci ztráty jejich volného času buď formou výplaty prémií, odměn či jiných benefitů.
JUDr. Lenka Příkazská,
advokátka
HSP Partners advokátní kancelář v.o.s.
Vodičkova 710/31
110 00 Praha 1
Tel.: +420 734 363 336
e-mail: ak@akhsp.cz
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
JUDr. Lenka Příkazská (HSP & Partners)
05.10.2022
Valorizace cestovních náhrad: Bylo zvýšeno stravné na pracovních cestách a také vyhlášková cena benzínu 98 oktanů.
K 20. srpnu 2022 byly, jak nebylo těžké předvídat, konečně zvýšeny cestovní náhrady a sazby stravného, jež už delší dobu neodpovídaly reálným cenám jídla a nápojů v restauracích. Vyhláška stanovící sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, sazby stravného a průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, vyhlašovaná vždy nově pro každý kalendářní rok, dříve běžně „vydržela“ bez novelizace právě po celý rok. Letos, pokud jde o vyhlášku pro rok 2022 (č. 511/2021 Sb.), jde v důsledku inflace a zdražování již o 3 novelizaci.
- Vyhláška č. 47/2022 Sb. přinesla s účinností od 12. března 2022 zvýšení sazby za 1 kilowatthodinu elektřiny.
- Vyhláška č. 116/2022 Sb. přinesla s účinností od 14. května 2022 valorizaci ceny za 1 litr nafty a 1 litr benzínu 95oktanovaného.
- Vyhláška č. 237/2022 Sb. přinesla s účinností od 20. srpna 2022 zvýšení sazeb stravného a ceny za 1 litr benzínu 98oktanového.
Podle účtenky nebo podle vyhláškových sazeb
Cenu pohonné hmoty (benzínu, nafty nebo elektřiny) prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Jestliže však zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem k zákoníku práce, tedy vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.
Naproti tomu u stravného je nerozhodné, kolik zaměstnanec na pracovní cestě skutečně za jídlo a pití skutečně platil, popř. zda se vůbec na pracovní cestě stravoval (občerstvoval). Stravné nepředstavuje náhradu celkových nákladů zaměstnance na stravování během pracovní cesty, neboť ten by se stravoval, i kdyby na pracovní cestě nebyl. Stravné je stanoveno paušální částkou závislou na době trvání cesty, proto se také nepožaduje jakékoliv prokazování výdajů se stravováním spojených. Rozhodující jsou tedy sazby stanové vyhláškou, i když zaměstnavatel může za určitých okolností vyplácet vyšší stravné, než určené vyhláškou.
Sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel
Sazba základní (amortizační) náhrady za 1 km jízdy činí stále od 1. ledna 2022 beze změny nejméně u
- jednostopých vozidel a tříkolek 1,30 Kč,
2. osobních silničních motorových vozidel 4,70 Kč a při použití přívěsu nejméně o 15 % více,[1]
3. nákladních vozů, autobusů nebo traktorů 9,40 Kč.[2]
Sazby stravného
Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné nejméně ve výši:
- nově od 20. srpna 2021: 120 Kč (dosud: 1. ledna – 19. srpna 2022: 99 Kč), trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
2. nově: 181 Kč (dosud: 151 Kč), trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
3. nově: 284 Kč (dosud: 237 Kč), trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci zaměstnavatele uvedeného v ust. § 109 odst. 3 zákoníku práce (t.j. zaměstnavatele tzv. rozpočtové sféry čili státní a veřejné správy a služeb) stravné ve výši:
- nově od 20. srpna 2022: 120 Kč až 142 Kč (dosud: 1. ledna – 19. srpna 2022: 99 až 118 Kč), trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
2. nově 181 Kč až 219 Kč (dosud: 151 až 182 Kč), trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
3. nově 284 Kč až 340 Kč (dosud: 237 až 283 Kč), trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Zaměstnavatel rozpočtového sektoru poskytuje stravné ve výši, která musí odpovídat předepsanému rozpětí (intervalu), stravné nemůže být nižší, než jeho minimální předepsaná částka, ale ani vyšší než jeho předepsaná maximální částka. Pro ostatní zaměstnavatele (privátní sféry) je předepsána jen minimální výše stravného.
Průměrná vyhlášková cena pohonných hmot
Výše průměrné ceny pohonné hmoty činí:
- od 14. května 2022: 44,50 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů, předtím od 1. ledna 2022 do 13. května 2022 činila: 37,10 Kč,
2. nově od 20. srpna 2022: 51,40 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů, dosud od 1. ledna 2022 do 19. srpna 2022 činila 40,50 Kč,
3. od 14. května 2022: 47,10 Kč za 1 litr motorové nafty, předtím od 1. ledna 2022 do 13. května 2022 činila 36,10 Kč,
4. od 12. března 2022: 6,00 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny, předtím od 1. ledna 2022 do 11. března 2022 činila 4,10 Kč.
Adolf Maulwurf
[1]Viz ust. § 1 písm. b) vyhlášky č. 511/2021 Sb., ve znění pozdějších předpisů, ve spojení s ust. alinea § 157 odst. 4 zákoníku práce.
[2]Viz ust. § 1 písm. b) vyhlášky č. 511/2021 Sb., ve znění pozdějších předpisů, ve spojení s ust. § 157 odst. 5 zákoníku práce.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
Adolf Maulwurf
02.09.2022
Výdaje na stravování zaměstnanců při pracovní cestě a cestě mimo pravidelné pracoviště z hlediska jejich daňové uznatelnosti.
Nedílnou součástí podnikání je i výkon činnosti zaměstnanců na pracovní cestě anebo cestě mimo jejich pravidelné pracoviště. Cílem následujícího článku je seznámit jeho čtenáře se závěry z jednání Koordinačního výboru s Komorou daňových poradců ČR ze dne 22. 6. 2022 na výše uvedené téma, neboť zákonné předpisy nedávají na související otázky jednoznačné odpovědi.[1]
Úvodem bych rád upozornil, že Koordinační výbor je platformou k projednávání problematických otázek a výkladů daňových předpisů mezi daňovými poradci a představiteli Ministerstva financí, nově Generálního finančního ředitelství. Koordinační výbory vyjadřují odborný názor předkladatelů a státní správy a přispívají tak ke zkvalitňování účetních či daňových předpisů České republiky. Zároveň se tímto usiluje o jednotné a správné interpretování předmětných právních předpisů.
V praxi je běžné, že zaměstnanci svoji pracovní činnost vykonávají i mimo standardní pracovní pravidelné pracoviště. Může se jednat například o interní akce mající charakter školení či externích výjezdních jednání, ať už jedno či vícedenních.
Zákon o daních z příjmů
Jak je již více naznačeno, bohužel ZDP[2] jednoznačně neodpovídá na otázku daňové uznatelnosti nákladů na zajištění stravování v rámci akcí pořádaných zaměstnavatelem mimo pravidelné pracoviště zaměstnanců.
Zaměstnancům je sice stravné kráceno z důvodu zajištění stravování zaměstnavatelem ve smyslu § 163 odst. 2 ZP[3]. Ve vztahu k zaměstnancům pak ZDP v § 6 odst. 7 písm. a) pouze stanoví, že předmětem daně z příjmů není hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovní cestě.
Pokyn GFŘ D-22
Na rozdíl od účetních předpisů není ZDP jakkoliv dále „prováděn“, tj. rozpracován a vysvětlován prostřednictvím prováděcích vyhlášek. Správce se v zájmu uplatňování jednotného postupu v ne vždy zcela jasných ustanoveních zákona vydává Pokyny řady D.
Je však nutné podotknout, že Pokyn D-22[4] není na úrovni zákona, není dokonce ani součástí právních předpisů, nevychází se Sbírce zákonů a není jej možné považovat za jakkoliv právně závazný. Na druhou stranu je však nutné podotknout, že správci daně se jimi musí řídit a lze tedy legitimně předvídat jeho názor při případné daňové kontrole.
V pokynu GFŘ D-22 je daňová uznatelnost výslovně řešena pouze ve vztahu k § 24 odst. 2 písm. j) bod 3 ZDP, tedy pro situace, kdy je při školení zajištěno stravování. V těchto případech jsou náklady daňově uznatelné bez ohledu na formu stravování uvedenou na pozvánce, pokud takové školení souvisí s předmětem činnosti zaměstnavatele nebo s pracovním zařazením zaměstnance.
V opačném případě, tedy nezajištění stravování zaměstnavatelem, by tento měl s odkazem na ZP poskytnout stravné. Náklady na takovéto stravné jsou bez ohledu na jeho výši daňově uznatelné ve smyslu § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP, přičemž na straně zaměstnanců by stravné do výše stanovené ZP nebylo předmětem daně ve smyslu § 6 odst. 7 písm. a) ZDP.
Koordinační výbor – Problémy při poskytování pitné vody a stravování zaměstnancům
Náklady na stravování zaměstnanců v rámci různých firemních akcí lze dle mého názoru posoudit jako daňové účinné, nepřímo právě pouze ze závěrů uvedených ve stanovisku Ministerstva financí v příspěvku projednaném v rámci koordinačního výboru.[5]
Zároveň je na místě také podotknut, že náklady na občerstvení a pohoštění, které jsou demonstrativně vymezeny jako náklady na reprezentaci v § 25 odst. 1 písm. t) ZDP, jsou jednoznačně daňově neuznatelné.
Bohužel praxe přináší mnohdy nejasné a obtížně rozlišitelné situace mezi stravováním, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, u kterých lze krátit stravné, a stravováním, které má charakter občerstvení nebo pohoštění, které mohou být reprezentací. Dokonce ani dodavatelé stravovacích služeb mnohdy nejsou schopni vždy jednoznačně oddělit cenu za snídani – oběd – večeři ve srovnání s cenou za ostatní stravování v průběhu konání akce.
Lze se domnívat, že pokud právo na zajištění bezplatného stravování jako alternativy k cestovním náhradám vyplývá z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele nebo z pracovní či jiné smlouvy ve smyslu § 24 odst. 2 písm. j) bod 5 ZDP není daňová uznatelnost prokázaných nákladů zaměstnavatele na stravování zaměstnanců při cestě mimo pravidelné pracoviště jakkoliv omezena. Omezení uvedená pro služební cestu uvedená v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP se totiž týkající pouze poplatníků s příjmy podle § 7 ZDP.
Rád bych v této souvislosti upozornil na výjimečné excesivní situace, kdy způsob ubytování, dopravy anebo i stravování hrazené zaměstnavatelem mají převážně nebo pouze charakter odměňování zaměstnance zaměstnavatelem, jsou tedy naprosto nepřiměřené s ohledem na okolnosti pracovní cesty a lze tedy očekávat námitky správce daně ve smyslu zneužití daňového práva. Tyto situace nejsou předmětem článku tohoto příspěvku a správce daně má právo v takovém případě postupovat ve smyslu § 8 odst. 4 daňového řádu. Zajištění stravování ze strany zaměstnavatele v souvislosti s výkonem práce svých zaměstnanců nelze považovat za pohoštění nebo občerstvení, nota bene pokud se jedná o standardní formu snídaně, obědu či večeře.
Dle názoru překladatelů KOOV a potvrzení představitelů GFŘ lze tedy uzavřít, že na straně zaměstnavatele jsou daňově uznatelné veškeré náklady na zajištění stravování (veškerého jídla i všech nápojů a souvisejícího servisu, a to formou servírovaného menu, balíčků na cestu, volně přístupného bufetu, atd.) zaměstnanců na pracovní cestě anebo cestě mimo pravidelné pracoviště.[6]
Dále se pak na straně zaměstnance nejedná v případě bezplatně zajištěného stravování hrazeného zaměstnavatelem na pracovní cestě nebo cestě mimo pravidelné pracoviště předmětem daně o zdanitelný příjem zaměstnance.
Ing. Petr Koubovský
daňový poradce
Associate Partner
Platnéřská 2
110 00 Praha 1
Tel.: +420 236 163 111
E-mail: petr.koubovsky@roedl.com
[1] KOOV č. 593/18.05.22 – Daňová uznatelnost nákladů na zajištění stravování zaměstnanců při pracovní cestě a cestě mimo pravidelné pracoviště
[2] zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen „ZDP“)
[3] zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen „ZP“)
[4] Pokyn GFŘ D-22 k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů
[5] KOOV č. 172/21.02.07 – Problémy při poskytování pitné vody a stravování zaměstnancům
[6] KOOV č. 593/18.05.22 – Daňová uznatelnost nákladů na zajištění stravování zaměstnanců při pracovní cestě a cestě mimo pravidelné pracoviště
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
Ing. Petr Koubovský (Rödl & Partner)
30.08.2022