Aby Audit nebolel – dokumentace pro auditora.  

Aby Audit nebolel – jak zažít „klidný a pohodový“ audit?  

Aby Audit nebolel – typy auditů.  

Devizový trh 6. týden.  

Aby Audit nebolel – dokumentace pro auditora.

23.1.2023, Ing. Veronika Soukupová, Zdroj: s-cope (www.s-cope.cz)

Dokumentace jako taková představuje pro auditora oblast, kde často hledá a bohužel i najde pochybení. O jaká pochybení jde a jak se jim nejlépe obloukem vyhnout? Přečtěte si druhý díl seriálu Aby Audit nebolel.

To je častý omyl. Příprava dokumentace pro auditora. Protože tak ji vyžaduje auditor.

Špatná dokumentace systému rozhodně neprospívá

Dneska bych se ráda s Vámi podělila o zkušenosti z auditů související s dokumentací. Někdy to totiž vypadá, že je produkována nikoliv pro firmu samotnou, ale pro auditora. Dokonce znám případ, kdy klient na návrh zredukování systémové dokumentace namítl, že to nebude možné, protože paní auditorka je na to takhle zvyklá. Pojďme si tedy hned v úvodu říci, že dokumentace má sloužit společnosti, není tu pro auditora. Auditor audituje shodu s požadavky dané ISO normy a musí se srovnat s tím, že co klient, to zkrátka jiný styl a přístup k dokumentaci. A tečka.

Pojďme si nyní podívat blíže na přístupy k dokumentaci a pojmenujte plusy a minusy. Pojmenujme časté nešvary. A také si nalijme čistého vína, co vše to může způsobit. Následně vyhodnotíme, jak tedy správně přistupovat k systémové dokumentaci, aby Vaši lidé akceptovali systém jako takový a aby jim sloužil a pomáhal. To se pak odrazí nejenom ve Vaší společnosti. Ale i na naší straně. Poradci a auditoři nebudou tak často poslouchat, že je ISO jen byrokracie a nikdo ve firmě vlastně směrnice nečte a když už je chce číst, tak jim nerozumí a nechápou k čemu jsou.

NEŠVARY – kde jeden vidí plus, může druhý vidět mínus

1. Dokumentace k systému je okopírovaná od jiné firmy, která má také ISO. Bez ohledu na to, jak jste ji získali, buďte si jisti, že tato zkratka se Vám vymstí na tisíc způsobů!

➕ Časová a finanční úspora.

➖ Dokumentace neodráží specifika vaší společnosti. Každá firma je unikátní, stejně jako každý člověk. Kupujete si konfekci, ale s mnohem větším rizikem, než že Vám bude rukáv dlouhý. A věřte mi, že Vás bude časem škrtit. V poslední době několika klientům optimalizujeme dokumentaci do podoby, kdy jsou např. pracovní a procesní směrnice jasné, stručné, srozumitelné. Takové dokumenty ale musíte tvořit s lidmi z firmy. Ale z Vaší.

__________________________________

1. Přemíra dokumentace, nesrozumitelnost, nabubřelost…

➕ Manažer kvality z dané firmy vykázal čas. Popsal každou eventualitu a na nic nezapomněl. Všechno to v té dokumentaci je a nic se nemůže stát.

➖ Ale může. A stane se. Lidé získají pocit, že jde o tunu „papíru“, která je k ničemu. A nemůžeme se jim divit. Elaborát nikdo číst nechce. A pokud mu navíc ani nerozumí? Někdo se zeptá, jiný se nebude chtít cítit jako hlupák a raději bude dělat, že rozumí. Projeví se to. Někdy. Třeba u auditu. Nebo na výstupu a pozná to klient – to je ten horší případ.

___________________________________

1. Lidé v organizaci nejednají v souladu s dokumentovanými postupy.

➕ Tak tady plus nevidím. I když můžeme se na to podívat optikou, že někdy pracují lidé jinak, protože jde o lepší cestu. Proto ptejte se jich na názor a podněty ke zlepšení. Jsou lepší? Upravte dokumentaci. Není to ono a nemohou být akceptovány? Sdělte jim proč a vysvětlete, proč je důležité, aby postupovali formalizovaným způsobem. Když se dozvíte, že směrnicím atd. nerozumí, upravte je tak, aby jim rozuměl každý, kdo je má používat.

➖ Pokud jsou procesy popsané dobře (myšleno tak, že jde z pohledu firmy o ideální způsob jejich realizace), tak jejich nedodržování je pro firmu pochopitelně ztrátou (plýtvání časem a dalšími zdroji, chození cestou, která se už v minulosti ukázala jako slepá nebo nad míru klikatá apod.). A pochopitelně je velice nemilé, když na to auditor přijde. Protože stěží může konstatovat shodu. Tady pozor na to, že auditor zjišťuje, zda vaši lidé postupují způsobem, jaký jste si vy sami stanovili (pokud nejde o systémový požadavek normy). Takže tu míru podrobnosti zvolte rozumně. S ohledem na to, že budete přesně takový postup po svých lidech požadovat a auditor posuzovat. Ale i s ohledem na kompetenci svých lidí.

____________________________________

1. Vedení dokumentace zastaralým způsobem

➕ Lidé jsou zvyklí. Nemusíte investovat do IT.

➖ Ušetřili byste spoustu času a energie. Různé SW nabízejí různé možnosti jak minimalizovat systémovou dokumentaci a jak ji efektivně řídit. Nemusíte vést excelové tabulky, když umíte na jedno kliknutí získat požadované informace ze SW. Otázka zabezpečení dat a přístupů je pak také mnohem lépe řešena. Archivace, schvalovací procesy… Sofistikovanější řešení zabezpečí, že k některým neshodám zkrátka ani nedojde. Navíc co se týká peněz – lidé, co řídí dokumentaci také něco stojí, navíc chybují. Takže investici do SW podpory můžete vykompenzovat platem správce dokumentace, třeba -)

____________________________________

1. Dokumentace je vedená v tabulce, ale není dohledatelná, nikde, i pod stůl jsme se dívali, není…

➕ Tady nic pozitivního nevidím…

➖ Něco je špatně, systém správy dokumentace není efektivní, to asi všichni tušíme. Co s tím? Více bod 4.

____________________________________

1. Požadovaný dokument jsme našli, ale ve dvou verzích.

➕ Dokument je, oproti případu 5, na světě.

➖ Více verzí mate lidi. Jak si můžete být jisti, že váš člověk použije aktuální verzi, když mu dáváte k dispozici více možností? Neaktuální dokument má místo v archivu.

______________________________________

1. Dokument obíhá firmu v neschválené podobě již několik let.

______________________________________

1. S dokumentací se vůbec nepracuje. Byla vytvořena kdysi a nikdo se jí dále nezabývá.

Nešvarů můžeme v oblasti řízení dokumentace najít opravdu celou řadu.

CO S TÍM?

Jsou určité požadavky na dokumentaci a její řízení tzn. nakládání s ní systematickým způsobem, který zabezpečí její aktuálnost, vhodnost, přístupnost atd. Podívejte se do normy ISO 10013:2021 Quality Management Systems – Guidance for documented information, která vysvětluje dobrou praxi v oblasti řízené dokumentace.

Určitou dokumentaci musíte vést (klidně elektronicky), každá ISO norma má na ni své specifické požadavky.

Nicméně rozsah dokumentace a její formu si určujete sami. Stejně tak, jako Dokumentaci organizací určenou jako nezbytnou pro podporu svých procesů (čl.4.4.2, ISO 9001:2015). Opravdu se tak často daný úkon opakuje, že si žádá zavedení formuláře? Opravdu musí mít směrnice 50 stran? A musí být tento dokument dvoujazyčný?

Jak jsem zmínila v úvodu, dokumentace má usnadnit řízení a fungování společnosti (nebo např. i zkrátit adaptační proces u nového zaměstnance). Nevytvářejte ji tak, že ji nikdo nechce a nebude číst. Nevytvářejte ji pro auditora, ten ji jen zhodnotí a odejde. Ale budou to Vaši lidé, kteří se s ní budou denně potýkat.

ISO = knihovna plná směrnic

Pokud plánujete zavedení systému řízení kvality dle ISO 9001, nenechte si napovídat, že budete mít plnou knihovnu tlustých směrnic a příruček. Není to nutné ani žádoucí. Většinou jde o lidovou tvořivost. Norma po vás dokonce ani žádné směrnice nechce, ani neuvádí kolik stran čeho má jaký dokument obsahovat.

Záleží na tom, zda dané postupy pro svou práci opravdu potřebujete. Jak máte kompetentní lidi jak máte složité procesy. Jestli jste schopni dodávat kvalitní výstup (produkt/služba) i bez směrnice a máte své procesy / aktivity představené jen ve stručných kartách nebo jednoduchém želvím či vývojovém diagramu – není to problém. A je to i mnohem stravitelnější pro váš personál. Při otevření směrnice o 30 stranách – jak Vy se cítíte? Jdete si ji s chutí přečíst?

Problém by to byl až tehdy, když produkujete nekvalitu (zmetky / špatné služby). Pak byste to měli řešit a připravit detailnější postupy, které vašim lidem pomohou pracovat správně.

Standard po vás chce opravdu několik dokumentů a zbytek nechává na vašem uvážení.

Daleko více nás, auditory, zajímají záznamy. Ty nám řeknou mnohem více o funkčnosti systému než dokument, do kterého napíšete, jak byste chtěli, aby daná činnost probíhala.

Záznamem je ale nejenom dokument (potvrzená objednávka, smlouva…), ale i email, fotka, zvuková nahrávka, záznam v kalendáři …

Dokumentace jako dědictví ISO 9001:2008

Vidím velice často, že firmy udržují ve své dokumentaci prvky, které jsou již dávno překonané. Asi jako vzpomínku na požadavky předchozí verze normy ISO 9001 z roku 2008. Ta požadovala řadu věcí, které již dávno nepožaduje (máme rok 2023!).

Obejdeme se bez obsáhlých Příruček kvality, které často jen přeformulovali požadavek normy. Dokonce ani verzování nebo změnové listy nejsou povinností. Já vím, že vám to někdo doporučil, a není to špatně, ale dá se to výrazně zjednodušit. Teď jsem u klienta viděla, jak 1,5 listu směrnice zabrala tabulka změnový list. O tom, že dalších 30 stran již několik let nikdo nečetl ani nebudu mluvit.

K čemu mi je informace v aktuálním dokumentu, že před 3 roky v něm přibyla pasáž o … Kdybych po takové informaci toužila, podívám se do archivu. Proč je tato informace v aktuálním dokumentu? Mně stačí jednoduchá vývoják, který mi ukáže „co dělat když“. K tomu odkaz na detailnější dokumentaci k bodech, kde bych mohla být bezradná. ….

Už několikrát jsem dokonce dostala odpověď, že pan auditor to tak má rád. Třeba příručku podle článků normy – protože se mu to dobře audituje. No ale vašim lidem to tak třeba nedává smysl. Když příručku, tak jim v ní popište svůj sytém tak, aby mu rozuměli. Dělá u vás auditor nebo Pepa?! Auditor tomu rozumí, on si tam co hledá musí umět najít. Pepa ne. Pepa potřebuje vědět co má dělat a proč má uchovávat nějaké záznamy, proč má vyplňovat formulář X apod. Jinak to dělat nebude a vám zbyde jen ten krásně popsaný systém v Příručce. Ale realita bude jiná. A ten auditor by to měl stejně odhalit. A to už je neshoda. Protože psáno není dáno, zjednodušeně řečeno.

Co konkrétně po vás chce ISO 9001 za dokumentaci?

Zopakuji, že ISO 9001 po vás chce:

1. Rozsah systému kvality
2. Politika kvality
3. Cíle kvality a plán, jak jich chcete dosáhnout
4. Dokumentace organizací určená jako nezbytná pro podporu svých procesů (Viz dříve, jen to, co opravdu potřebujete, abyste byli schopni dodávat kvalitní výstupy. Plus co po vás chce legislativa a zákazník pochopitelně.)

Závěrem

Neříkám zahoďte dokumentaci do koše. Chci jen abyste se kriticky podívali, jestli jí není příliš a jestli je vám takto užitečná. A když ne, zvažte jestli ji nezrušit. Pokud si nebudete vědět rady, abyste se nedostali do křížku s normou – dejte mi vědět.

Veronika Soukupová
CEO, S-cope s.r.o.
www.s-cope.cz
T: +420 603 171 017
E: v.soukupova@s-cope.cz
Poradenství v oblasti ISO , TISAX, IATF
Více užitečných odkazů najdete na linktr.ee/veronika_soukupova

---

Aby Audit nebolel – jak zažít „klidný a pohodový“ audit?

30.1.2023, Ing. Veronika Soukupová, Zdroj: s-cope (www.s-cope.cz)

Jak docílit hladkého průběhu auditu, to je téma třetího dílu seriálu Aby Audit nebolel.

PŘED auditem:

➨Projděte si závěry z minulého auditu: zmíněné nedostatky budou to první, co bude auditora zajímat!

➨Zajistěte vhodné prostory a další infrastrukturu. Pozor někteří auditoři si nesmí od vás vzít ani kafe – mají své kodexy a pravidla – respektujte to. V rámci jednoho zákaznického auditu jsme např. potřebovali samostatnou místnost pro důvěrné pohovory se zaměstnanci.

➨Zajistěte potřebný personál: ať jsou ten den v práci lidé, kteří jsou potřeba! Dopředu se informujte, s kým bude auditor chtít mluvit. Auditor si může vyžádat seznam lidí na směně.

➨Připravte si několik vzorových např. obchodních případů ať si můžete vybrat, když Vás auditor nechá, pro svůj klid, ať pak ve stresu nelovíte v paměti, který máte zvolit. I když správnou praxí je, že vybírá auditor.

➨Uklidněte se: jde o audit, ne o konec světa. Cokoliv se najde, poslouží ke zlepšování. Nobody is perfect.

 

BĚHEM auditu:

➨Mluvte, když jste tázán a odpovídejte na dotazy. Nemluvte příliš, můžete zavést auditora tam, kam nechcete, věřte mi -)

➨Nevymlouvejte se, i když to k tomu někdy svádí, nejsme děti. Respektujte práci auditora – je tu od toho, aby posoudil shodu se zadáním (požadavky ISO standardu nebo zákazníka…)

➨Doplňte další relevantní informace, o kterých víte, že jsou k věci. Auditor u Vás nepracuje a není děd Vševěd -)

➨Rozporujte pokud auditor nemá pravdu! Audit vůči normě se řídí jen požadavky normy a vaší dokumentace nikoliv přáním auditora, audit vůči check-listu se řídí body check-listu atd. Případně zvolte variantu přítomnosti poradce u auditu, pro klid duše.

 

PO auditu:

➨Věnujte pozornost nálezům auditora a pokud nerozumíte, nestyďte se a zeptejte se! Mohlo dojít k nedorozumění – vše si vysvětlete. Pokud nerozumíte závěrům – nebudete je moci do příště odstranit!

Stres před auditem se snažte minimalizovat hlavně dobrou přípravou.

Zažili jste audit, na který vzpomínáte dodnes? Napište do komentáře svou zkušenost. Ať již pozitivní tak i negativní.

Veronika Soukupová
CEO, S-cope s.r.o.
www.s-cope.cz
T: +420 603 171 017
E: v.soukupova@s-cope.cz
Poradenství v oblasti ISO, TISAX, IATF
Více užitečných odkazů najdete na linktr.ee/veronika_soukupova

---

Aby Audit nebolel – typy auditů.

6.2.2023, Ing. Veronika Soukupová, Zdroj: s-cope (www.s-cope.cz)

Další díl seriálu Aby Audit nebolel je věnován typům auditů. Objevil se totiž dotaz, proč každý auditujeme jinak a jak se v tom vyznat. Auditujeme totiž stylově. Pojďme se na ty styly spolu podívat. Budu ráda, když mi napíšete, s jakým sami nejraději auditujete a proč. Podíváme se taky na audity onsite i na dálku…

Aneb proč různí auditoři auditují různě a jak se v tom vyznat!

Dostala jsem dotaz, proč audituje každý auditor jinak a jak se v tom vyznat. Existuje řada přístupů k vedení auditu systému managementu. Některé mám radši, jiné méně. Zkusím Vám stručně vysvětlit, jaký je v nich rozdíl a co máte čekat od auditora, který daným stylem audituje. Než se do toho pustíme, je nutné si ještě uvědomit, že auditor je obyčejný člověk s klady i zápory jaké všichni máme. Navíc některý hledá shodu (většina), jiný neshodu. A řekněme si otevřeně, že kdo hledá najde.

Příklad ze života. Mám doma uklizeno, ale když k nám přijede má matka s bílou rukavicí, vezme si štafle, a vyleze ve spíži až k horní polici – najde tam prach. Nicméně požadavek na úklid není u mě doma rozpracován do pracovní instrukce “ otři prach na horní polici 1x týdně, kontrola provedena matkou s bílou rukavicí…“, takže můj systém obhájím bez problémů jako funkční, a on skutečně funkční je.

Budeme předpokládat, že auditor je profesionál, který hledá shodu. Přesto se styl jednotlivých auditorů liší v závislosti na stylu auditování. Pojďme si je představit, ať Vás už příště nic nezaskočí:

Audit produktu

Nejradši mám audit produktu/realizace služby. Od objednávky po dodání. To mi dává největší smysl a auditovaným obvykle také. Vyberu si namátkou např. obchodní případ 10/21 a sleduji ho od začátku až k faktuře. A cestou audituji ostatní požadavky normy.

Audit procesu

Na druhém místě je pro mě auditování po procesech (oblíbený želví diagram). V klidu projdu s auditovaným jeho proces a bavíme se o jeho práci, o tom co a jak dělá. Porovnávám svá zjištění s požadavky směrnic a pracovních postupů, kterými si pro daný proces sama organizace vytvořila (někdy bohužel až příliš přísně). V rámci daného procesu projdu i zdroje, prostředí, vedení a další aspekty z normy. Nápomocná mi může být právě želva.

Audit systému

A nejméně oblíbený styl je pro mě auditování podle článků normy. Ten je ale velice dobrý např. u předcertifikačního interního auditu, kdy musíte projít vše od článku normy 4 až po 10. To si pak připravím katalog otázek na jednotlivé požadavky normy. Je důležité ptát se správně a jasně. Jen tak můžete dostat dobrou a uchopitelnou odpověď. Výhodou tohoto stylu je, že jen tak na něco nezapomenete. Nevýhodou, že na danou věc se můžete ptát auditovaného několikrát, pokaždé z jiného úhlu pohledu. Auditovaný tak někdy získává pocit, že jste mimoň, který zapomíná, že už se ptal -)

Závěrem ke stylům

Nikde není psáno, že je nemůžu jako auditor střídat. Nikde není psáno, že musím daný rok zauditovat naprosto vše. Leckde to ani není možné. Proto vzorkujeme. V průběhu certifikačního cyklu (3 roky) je však důležité prověřit všechny procesy.

Onsite a nebo na dálku?

Pak by bylo dobré si ještě říci, že auditovat můžeme a obvykle to děláme na místě tzn. u klienta. Ale také na dálku, online, tzv. remote audit. Má to své výhody i nevýhody. Ale s příchodem COVIDu se stal v určitých chvílích remote audit nezbytností.

Podělím se s Vámi o výsledky průzkumu Survey of the use of remote techniques zpracovaného organizacemi IAF (International Accreditation Forum), ISO (International Organization for Standardization) a ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation), z října 2021.

Celkově převládalo kladné hodnocení RA. 71% uvedlo pozitivní zkušenosti, 26% spíše spokojenost a 4% byla nespokojená.

Respondenti uváděli tyto benefity:

• Zachování akreditace/certifikace: 98%
• Snížená doba vynaložená na cestování a související náklady: 96%
• Snížené cestovní riziko: 95%
• Snížená ekologická stopa: 95%
• Efektivní využití auditovaných/posuzovaných/hodnocených pracovníků: 87%
• Příležitost pro witness činnosti na jednom nebo více místech/zařízeních: 82,5%
• Dodržování harmonogramu auditu: 82%

Osobně jsem pracovala hodně online i v době předcovidové. Studium vstupní dokumentace, mám-li ji k dispozici, ráda provedu doma místo blokování kanceláře u klienta spojeným s účtováním cestovného a někdy i ubytování. Stejně tak lze auditovat i ISO 9001 u poradenské organizace o dvou lidech bez problémů na dálku.

Naproti tomu auditovat ISO 14001 (životní prostředí) nebo ISO 45001 (BOZP) ve výrobní firmě na dálku zkrátka není dobré. Nevidíte ani rozlitý olej pod zařízením, ani hrozící riziko úrazu uklouznutím, protože klient nesoucí kamerku toto zkrátka neukáže. Audit pak nemá průkaznou schopnost a stává se papírem, formalitou.

V IAF  (International Accreditation Forum) napsali manuál pro remote audity a neustále ho vylepšují. Více na jejich webu.

Veronika Soukupová
CEO, S-cope s.r.o.
www.s-cope.cz
T: +420 603 171 017
E: v.soukupova@s-cope.cz
Poradenství v oblasti ISO, TISAX, IATF
Více užitečných odkazů najdete na linktr.ee/veronika_soukupova

---

Devizový trh 6. týden.

23-02-14 IN Devizový trh 6. týden