BOZP – Informace nejen pro podnikatele.

Úvod
INFORMAČNÍ SERVIS KHK KHK
BOZP
BOZP – Informace nejen pro podnikatele.

29. 11. 2022

Archivační doby u dokladů ke školení BOZP a PO.

Zpracování požárního řádu.

Nové normy bezpečnost a ochrana zdraví při práci – listopad 2022.

Archivační doby u dokladů ke školení BOZP a PO.

22.11.2022, JUDr. Eva Dandová, Zdroj: Verlag Dashöfer

Dotaz:

Jaké jsou archivační doby u dokladů ke školení BOZP/PO nebo protokolů o provozuschopnosti PBZ/VPPO případně VTZ?

Odpověď:

Zákoník práce ani zákon č. 309/2006 Sb., o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci neupravuje výslovně otázku archivace personálních dokladů a nestanoví žádné lhůty. Jedinou výjimkou je § 305 zákoníku práce, který stanoví, že vnitřní předpis, kterým se stanoví práva zaměstnance v pracovněprávních vztazích výhodněji, než stanoví zákon, je zaměstnavatel povinen uschovat po dobu 10 let ode dne ukončení doby jeho platnosti.

Speciální lhůty pro archivaci některých mzdových dokumentů stanoví předpisy sociálního zabezpečení, to se týká především evidenčních listů důchodového pojištění a vůbec evidence pro účely stanovení nároku na starobní důchod. Tam např. platí, že se mzdové listy ukládají po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají a jde-li o mzdové listy pro poživatele starobního důchodu, pak po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Zákoník práce pojednává o uchovávání pracovněprávních dokumentů zaměstnance pouze po dobu trvání pracovního poměru. Výslovně stanoví, že zaměstnavatel je oprávněn vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 zákoníku práce, tedy v pracovním poměru nebo v některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti). Písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu a které je tak zaměstnavatel oprávněn vést v osobním spisu, jsou především ty, které potvrzují kvalifikaci a obecnou způsobilost zaměstnance k výkonu práce (např. profesní životopis, potvrzení o zaměstnání a pracovní posudek od předchozího zaměstnavatele, osobní dotazník, doklady (opisy) o dosaženém vzdělání a kvalifikaci. Dále pak samozřejmě i ty, které se týkají uzavřeného pracovněprávního vztahu (např. pracovní smlouva, platový výměr, pracovní náplň a jejich změny, podání informace podle § 37 zákoníku práce, seznámení s pracovním řádem a jinými předpisy vztahujícími se k vykonávané práci, s kolektivní smlouvou a vnitřními předpisy, a ty, které se týkají průběhu a skončení pracovního poměru (např. o absolvovaných školeních a jiných kvalifikačních kurzech, o uzavření dohody o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování, o uzavřených dohodách nebo rozhodnutí o srážkách ze mzdy nebo platu, souhlas zaměstnavatele s výkonem výdělečné činnosti zaměstnance, přehled o fakticky vykonávané práci zaměstnancem, právní jednání, kterým byl rozvázán pracovní poměr, ale i případě rozhodnutí soudu ve věci neplatnosti skončení pracovního poměru. Z toho můžeme dovodit, že záznamy o všech školeních zaměstnance musí být obsaženy v osobním spisu zaměstnance.

Lhůtu k archivaci osobního spisu zaměstnance však opět zákoník práce nestanoví.

Obecně se ale veškeré ostatní doklady řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Podle § 31 tohoto zákona se veškeré účetní doklady uchovávají po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, a to v pracovním právu vztahujeme na veškeré doklady týkající se pracovní doby (to je podklad pro výpočet mzdy), ale i třeba na záznamy o pracovních úrazech a na knihy úrazů.

Otázka vedení osobního spisu zaměstnance bezprostředně souvisí s otázkou ochrany osobních údajů podle Nařízení GDPR. V doktríně pracovního práva se proto doporučuje, aby byly uchovávány u zaměstnavatele ty dokumenty, které mohou umožnit zaměstnavateli hájit v případném soudním sporu svá práva a oprávněné zájmy, např. v souvislosti s odškodněním pracovního úrazu. S ohledem na skutečnost, že nový občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb.) stanoví obecnou tříletou promlčecí lhůtu, doporučuje se praxi, aby uchovávala důležité dokumenty z osobního spisu zaměstnance minimálně čtyři roky po skončení pracovního poměru, pokud k tomu není jiný důvod.

Proto uzavírám – doporučuji Vám, abyste doklady o školení uchovávali v osobním spisu zaměstnance po dobu 5 let, počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, jak stanoví zákon o účetnictví.

Pokud se týká VTZ, tak tam zákon č. 250/2021 Sb., o bezpečnosti práce v souvislosti s provozem vyhrazených technických zařízení a o změně souvisejících zákonů pojednává asi na šesti místech o lhůtách, ale vždy hovoří o „stanovených lhůtách“, čímž myslí lhůty stanovené zejména výrobcem. Například v § 20 se stanoví, že „Za stav ohrožující bezpečnost práce a provozu vyhrazeného technického zařízení se považuje provoz vyhrazeného technického zařízení, u něhož není doložena zpráva o provedené revizi, která byla provedena ve stanovených lhůtách a v rozsahu, nebo není doložen ve stanovených případech souhlas, vydaný pověřenou organizací, že předmětné zařízení je schopno bezpečného provozu,“.

Proto jsme vždy již od transpozice Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/104/ES ze dne 16. září 2009 o minimálních požadavcích na bezpečnost a ochranu zdraví pro používání pracovního zařízení zaměstnanci při práci do nařízení vlády č. 378/2001 Sb., kterým se stanoví bližší požadavky na bezpečný provoz a používání strojů, technických zařízení, přístrojů a nářadí zastávali názor, že veškeré lhůty kontrol, revizí apod. u všech strojů, přístrojů a nářadí musí stanovit v návodu výrobce. A to podle mého názoru platí v plném rozsahu i pro VTZ.

Zpracování požárního řádu.

22.11.2022, Josef Černý, Zdroj: Verlag Dashöfer

Dotaz:

Prosím o sdělení, dle jakého zákonného požadavku musí být zpracován požární řád. Domnívám se, že plynové kotelny nespadají do kategorie činnosti se zvýšeným nebo vysokým požárním nebezpečím a tudíž se požární řád nezpracovává. HZS pokud mám zkušenost, požární řád k plynové kotelně nevyžaduje. Musí být zpracován provozní řád?

Odpověď:

Nejdříve obecně. Povinnost zpracovat dokumentaci požární ochrany, tedy i požární řád, mají právnické osoby a podnikající fyzické osoby, které provozují činnosti se zvýšeným požárním nebezpečím § 4 odst. 2 písm. a) až j) zákona o PO a činnosti s vysokým požárním nebezpečím § 4 odst. 3 písm. a) až e) zákona o PO. V současné době platí zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, verze č. 20, účinná od 01.01. 2022 do 30.06. 2023. Od 01.07. 2023 by měla být v účinnosti novena stávajícího zákona o PO nebo vydán úplně nový zákon o PO.

Nyní konkrétně. Na základě § 15 odst. 2 zákona o PO, viz výše, druhy, obsah a vedení dokumentace požární ochrany stanoví § 27 odst. 1 písm. a) až l) a ustanovení následující vyhlášky Ministerstva vnitra č. 246/2001 Sb., o stanovení podmínek požární bezpečnosti a výkonu státního požárního dozoru (vyhláška o požární prevenci). V současné době platí verze č. 4, účinná od 01.01. 2022. Pracovně lze tuto dokumentaci označit jako základní. Podle § 27 odst. 2 citované vyhlášky MV o požární prevenci se za dokumentaci dále také považuje dokumentace (označená jako další) obsahující podmínky požární bezpečnosti, zpracovávaná a schvalovaná, popřípadě vedená podle zvláštních předpisů, například požárně bezpečnostní řešení bezpečnostní řešení, bezpečnostní dokumentace, bezpečnostní listy, jakož i doklady prokazující dodržování technických podmínek a návodů vztahujících se k požární bezpečnosti výrobků nebo činností, rozhodnutí a stanoviska správních úřadů týkající se požární bezpečnosti při provozovaných činnostech.

Požárního řádu se konkrétně týkají ustanovení § 27 odst. 1 písm. d) citované vyhlášky MV o požární prevenci a dále § 31 (požární řád) a § 40 (způsob vedení dokumentace požární ochrany) téže vyhlášky MV o požární prevenci.

Kontrola dokumentace požární ochrany uvedené v § 27 odst. 1 písm. a) až i) vyhlášky MV o požární prevenci, včetně záznamu o jejím výsledku, se provádí v rámci preventivních požárních prohlídek (§ 12 citované vyhlášky MV o požární prevenci, viz Způsob provádění pravidelných kontrol), a to nejméně jednou za rok nebo po každém požáru anebo po každé provedené změně, která měla vliv na její obsah).

Na část dotazu „Musí být zpracován požární řád?“ sděluji, že odpověď na tuto otázku je dána ustanovením výše citovaného § 15 odst. 1 zákona o PO. Pokud měl tazatel na mysli požární řád pro plynovou kotelnu, pak odpovím, že rozhodnutí je na odpovědné osobě jeho zaměstnavatele nebo odběratele služby, a to bez ohledu na to, zda územně příslušný HZS kraje nebo Hl. M. Prahy vypracování požárního řádu pro plynovou kotelnu vyžaduje nebo nevyžaduje.

Pokud se jedná o vzor požární řádu pro plynovou kotelnu, na tento dotaz jsem již odpovídal a mojí odpověď je možné poskytnout novému tazateli. Pokud příslušníci Hasičského záchranného sboru ČR při výkonu státního požárního dozoru nevyžadují požární řád pro plynovou kotelnu, tak je to jejich záležitostí a jen jejich v praxi aplikovaný odborný názor, i když pro mě jako znalce s 30letou praxí soudního znalce jmenovaného na návrh ministra vnitra ministrem spravedlnosti a téměř 50letou odbornou praxí v oboru PO, a to jak ve státní správě, tak v soukromém sektoru, je nepřijatelný, jak jsem již vyjádřil a zdůvodnil v odpovědi předcházejícími tazateli. Výklad předpisů o požární ochraně (§ 2 odst. 1 výše citovaného zákona o PO) Ministerstvu vnitra, jeho organizační součásti GŘ HZS ČR nepřísluší. Ten můžou provádět v rámci své pravomoci výlučně soudy při svém nezávislém rozhodování a ani ty se nemusí shodnout. Shodu může zajistit jen judikatura (rozsudek Nejvyššího soudu případně Ústavního soudu), která názor na výklad právních předpisů nižších soudů sjednocuje a tyto soudy zavazuje. Příkladem může být rozsudek Nejvyššího soudu týkající se oprávnění (odborné způsobilosti) ke kontrole hasicích přístrojů, kdy HZS ČR se musel přizpůsobit výkladu § 11 zákona o PO Nejvyššího soudu a upravit v jeho smyslu metodiku prováděných kontrol v rámci výkonu státního požárního dozoru.

Nicméně smyslem publikovaného požárního řádu pro plynovou kotelnu ve Vnitřních firemních předpisech nebylo zabývat se začleňováním provozovaných činností z hlediska požárního nebezpeční (§ 4 zákona o PO Členění provozovaných činností podle požárního nebezpečí), ale systematika zpracování požárního řádu (obsah, členění, uspořádání, velikost apod.), tedy účel jeho použití (volil jsem jednoduchý případ z hlediska PO nebezpečného místa) byl úplně jiný, než kam je směrován dotaz tazatele.