PERSONALISTIKA – Informace nejen pro podnikatele.
Příspěvek na stravování zaměstnanců na home office.*
Souběh tuzemské a zahraniční pracovní cesty v jednom dni a stravné.*
Další výdělečná činnost zaměstnance – co je povoleno a co nikoliv?*
Příspěvek na stravování zaměstnanců na home office.
23.1.2025, Monika Doleželová, Zdroj: Verlag Dashöfer
Lze poskytovat příspěvek na stravování i zaměstnancům, kteří pracují v režimu tzv. práce z domova? Jaké podmínky je nutné splnit?
Dotaz:
Jaké je aktuální stanovisko k daňové uznatelnosti příspěvku zaměstnavatele na stravování zaměstnanců, pracujících na „home office“ – formou stravenkového paušálu. Místo výkonu práce má zaměstnanec pro tento typ práce stanoveno; jak by mělo být průkazně doloženo odpracování min. 3 hod. práce pro vznik nároku?
Odpověď:
Daňovou uznatelnost příspěvků na stravování na straně zaměstnavatele zakontuje zákon o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) v § 24 odst. 2 písm. j) bod 4. Zde již není podmínka, aby měl příjemce stravenkového paušálu odpracováno minimálně 3 hodiny. Tato podmínka byla od 1. 1. 2024 přesunuta do § 6 odst. 9 písm. b), což znamená, že pokud zaměstnanec neodpracuje během naplánované směny alespoň 3 hodiny, bude takový příspěvek zdaňovat zaměstnanec.
V § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 ZDP se jasně stanoveno, že aby se mohlo u zaměstnavatele jednat o daňově účinný náklad (výdaj), musí zaměstnavatel takový benefit zakotvit do svého vnitřního přepisu, nebo bude tento nárok zaměstnanci zakotven v kolektivní smlouvě či jiné smlouvě (kde vznikne zaměstnavateli závazek splnit tuto povinnost). Pro zaměstnavatele není za splnění těchto podmínek žádné finanční omezení takového jednoho příspěvku.
Druhou otázkou je samorozvrhování pracovní doby zaměstnancem při práci na dálku. Není nic jednoduššího, než aby zaměstnavatel zaměstnanci v písemné dohodě o výkonu práce z domova nebo v písemné dohodě o samorozvrhování pracovní doby určil jasná pravidla.
Například, zaměstnanec nebude vykonávat práci v noci (od 22:00 hod do 6:00 hod), nebude vykonávat práci o víkendu apod., bude si vést evidenci odpracované doby, každý den musí odpracovat minimálně 3 hodiny, každý týden musí odpracovat svůj týdenní fond pracovní doby, nebo každý měsíc musí odpracovat měsíční fond své pracovní doby apod. Mzdová účetní pak po skončení měsíce obdrží evidenci pracovní doby v jednotlivých dnech a lehce již vyhodnotí, zda bude zaměstnanci náležet příspěvek na stravování, případně, zda budě daňově osvobozen. Od 1. 1. 2025 činí osvobozená část jednoho příspěvku na stravování 123,90 Kč.
Souběh tuzemské a zahraniční pracovní cesty v jednom dni a stravné.
13.1.2025, Ing. Karel Janoušek, Zdroj: Verlag Dashöfer
Dotaz:
Jakou metodikou se počítá souběh tuzemského a zahraničního nároku na stravné při pracovní cestě zaměstnance, pokud v jednom dni stráví při cestě současně v ČR i v zahraničí? Za jakých podmínek se mohou oba nároky sčítat? Kdy naopak není možné k zahraničnímu stravnému přičítat čas na cestě po ČR?
Odpověď:
Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci při splnění podmínek uvedených v zákoníku práce (dále jen „ZP“) v zásadě za dobu strávenou v kalendářním dni v ČR stravné a za dobu strávenou v zahraničí zahraniční stravné. Mohou nastat případy, kdy zaměstnanci bude při zahraniční pracovní cestě příslušet v kalendářním dni stravné i zahraniční stravné, případně jen stravné anebo jen zahraniční stravné. Jde ale v zásadě o nárok zaměstnance na stravné za dobu strávenou v tuzemsku a na zahraniční stravné za dobu strávenou v zahraničí v příslušném kalendářním dni podle pravidel stanovených zákoníkem práce. Doba strávená na pracovní cestě v tuzemsku může mít vliv na výši zahraničního stravného a doba strávená v zahraničí může mít vliv na výši stravného. Nikdy ale nejde o jakýsi souběh nároku na stravné a zahraniční stravné za jednu a tutéž dobu, to možné není.
Při stanovení výše stravného za dobu trvání tuzemské části zahraniční pracovní cesty se postupuje podle § 163, resp. § 176 ZP, tj. jako při tuzemské pracovní cestě. Ustanovení § 163 odst. 4 ZP, které se týká stravného při dvoudenní tuzemské pracovní cestě, se však při zahraniční pracovní cestě nepoužije (viz § 166 odst. 1 ZP, úvodní věta). To znamená, že stravné při zahraniční pracovní cestě se vždy stanoví za každý kalendářní den příslušné zahraniční pracovní cesty samostatně, a to za dobu strávenou tento den v tuzemsku. K době trvání tuzemské části zahraniční pracovní cesty v kalendářním dni, se podle § 170 odst. 4 ZP připočítává doba trvání příslušné zahraniční pracovní cesty, je-li v daném kalendářním dni kratší než 1 hodinu, a doba, za kterou zaměstnanci zahraniční stravné podle § 170 odst. 3 ZP nepřísluší. Pouze v uvedených případech se tedy k době strávené v ČR připočte doba strávená v zahraničí a z této celkové doby se zjistí výše stravného postupem stanoveným v § 163, resp. § 176 ZP. Zahraniční stravné za tuto dobu ale nepřísluší, takže nejde o žádný souběh nároku na stravné a zahraniční stravné.
Zahraniční stravné se stanoví za dobu strávenou v kalendářním dni v zahraničí celkem, bez ohledu na to, při kolika zahraničních pracovních cestách to bylo. Podle ustanovení § 170 odst. 4 ZP se totiž pro účely zahraničního stravného doby strávené v zahraničí při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni sčítají. Výjimkou je případ, kdy doba trvání zahraniční části příslušné zahraniční pracovní cesty je kratší než 1 hodinu – v takovém případě se tato doba přičítá k době trvání tuzemské části předmětné zahraniční pracovní cesty v tomto kalendářním dni pro účely stanovení výše stravného (viz výše).
Z ustanovení § 170 odst. 3 ZP jednoznačně vyplývá, že na výši zahraničního stravného má vliv nejen doba strávená příslušný kalendářní den v zahraničí, ale také to, zda zaměstnanci v daném dni vzniklo za cestu na území ČR právo na stravné. Pokud tomu tak bylo, tj. pokud byl zaměstnanec tento den na pracovní cestě v tuzemsku alespoň 5 hodin, přísluší zahraniční stravné pouze v případě, kdy byl zaměstnanec tento den v zahraničí déle než 5 hodin. Nebyl-li zaměstnanec tento den v zahraničí déle než 5 hodin (byl tam maximálně 5 hodin), zahraniční stravné mu nepřísluší a tato doba, tj. doba za kterou mu zahraniční stravné nepřísluší, se připočítává k době strávené tento den v tuzemsku (viz výše). Opět tedy nejde o žádný souběh nároku na stravné a zahraniční stravné za jednu a tutéž dobu.
K době rozhodné pro zjištění výše zahraničního stravného se nikdy nepřičítá doba tuzemské části zahraniční pracovní cesty, a to ani v případě, kdy mu za dobu strávenou v tuzemsku stravné nepřísluší.
Příklad: Právo na tuzemské stravné nevzniklo
Zaměstnanec uskutečnil vícedenní zahraniční pracovní cestu. Z bydliště odešel v 17 hod., k přechodu státní hranice ČR došlo ve 21 hod. Jaké stravné a zahraniční stravné mu přísluší za první den této zahraniční pracovní cesty? Zaměstnanec jinou pracovní cestu tento den neuskutečnil.
Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci v zásadě stravné za dobu strávenou v kalendářním dni v tuzemsku a zahraniční stravné za dobu strávenou tento den v zahraničí. Zahraniční stravné ale může ovlivnit vznik práva na stravné tento den, tj. doba strávená tento den při pracovní cestě v tuzemsku (viz § 163 odst. 1, resp. § 176 odst. 1 ZP). Při zjišťování výše zahraničního stravného je tedy vždy nutno nejdříve zjistit, zda zaměstnanci vzniklo příslušný kalendářní den právo na stravné a až po té jeho nárok na zahraniční stravné podle § 170 odst. 3 ZP.
V uvedeném případě zaměstnanci za 4 hodiny strávené při zahraniční pracovní cestě v tuzemsku právo na stravné nevzniká, a podle § 170 odst. 3 ZP tak za 3 hodiny strávené tento den v zahraničí zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši 1/3 příslušné základní sazby zahraničního stravného.
Doba, za kterou nepřísluší stravné (doba strávená při pracovní cestě v tuzemsku), se k době strávené v zahraničí nepřičítá.
Příklad: Právo na tuzemské stravné vzniklo
Zaměstnanec nastoupil na vícedenní zahraniční pracovní cestu v 11 hod., k přechodu státní hranice ČR došlo v 19 hod. Jaké stravné a zahraniční stravné zaměstnanci za první den této zahraniční pracovní cesty přísluší? Zaměstnanec jinou pracovní cestu tento den neuskutečnil.
Tak jako v předchozím příkladu je nezbytné nejdříve zjistit, zda zaměstnanci vzniklo tento den právo na stravné. Za 8 hodin strávených při uvedené cestě v tuzemsku zaměstnanci právo na stravné vzniklo, což znamená, že zahraniční stravné mu za tento den přísluší pouze v případě, že byl tento den v zahraničí déle než 5 hodin (viz § 170 odst. 3 ZP). Protože zaměstnanec byl tento den v zahraničí 5 hodin, což není déle než 5 hodin, zahraniční stravné mu nepřísluší. Doba, za kterou zaměstnanci zahraniční stravné nepřísluší (v uvedeném případě 5 hodin), se podle § 170 odst. 4 ZP připočítá k době tuzemské části této zahraniční pracovní cesty a zaměstnanci tak přísluší stravné za celkem 8 + 5 = 13 hod. Zahraniční stravné mu za tento den nepřísluší.
Pokud by uvedená zahraniční pracovní cesta měla jiný časový průběh, např. pokud by k přechodu státní hranice ČR při cestě do zahraničí došlo dříve (např. v 18:50 hod.), pak by zaměstnanci sice právo na stravné za 7 hod. 50 min. strávených v tuzemsku vzniklo, ale zaměstnanec by byl tento den v zahraničí 5 hod. 10 min., tj. déle než 5 hodin a zahraniční stravné by mu podle § 170 odst. 3 ZP příslušelo ve výši 1/3 příslušné základní sazby zahraničního stravného. Zaměstnanci by pak v takovém případě náleželo v tomto dni stravné i zahraniční stravné. Nešlo by ale o souběh stravného a zahraničního stravného, protože stravné by mu příslušelo za dobu od 11:00 do 18:50 hod. a zahraniční stravné za dobu od 18:50 do 24:00 hod.
Zcela stejně jak je uvedeno v příkladech, které se týkají prvního dne zahraniční pracovní cesty, se postupuje v případě posledního dne vícedenní zahraniční pracovní cesty anebo v případech, kdy během trvání zahraniční pracovní cesty je zaměstnanec v kalendářním dni část dne v tuzemsku a část dne v zahraničí. Postupuje se tak stejně i při jednodenních zahraničních pracovních cestách, přičemž pro účely stravného se doby před přechodem státní hranice a po jejím přechodu při cestě zpět v tomtéž kalendářním dni sčítají.
Závěr k dotazu:
Zaměstnanec není nikdy současně v ČR a v zahraničí, je buď v ČR anebo v zahraničí. Z hlediska náhrady zvýšených stravovacích výdajů tak jde v zásadě o stravné za dobu strávenou při pracovní cestě v tuzemsku a o zahraniční stravné za dobu strávenou v kalendářním dni v zahraničí. Nejde o žádný souběh stravného a zahraničního stravného za jednu a tutéž dobu. V případech, kdy za dobu strávenou v zahraničí nepřísluší zahraniční stravné, se tato doba připočítává pro účely stravného k době strávené v tuzemsku. Doba strávená v tuzemsku se nikdy nepřipočítává k době strávené v zahraničí.
Záloha na pracovní cestu.
20.1.2025, Ing. Karel Janoušek, Zdroj: Verlag Dashöfer
Dotaz:
Jsme ZŠ, příspěvková organizace. Vysíláme učitele s dětmi na pracovní cestu do zahraničí. Již jsme jim vyplatili zálohu v Kč na cestovné. Alle budou potřebovat ještě eura, aby zaplatili za děti dopravu a další výdaje. Vyplatíme je z valutové pokladny jako další zálohu. Jak bude vypadat vyúčtování jejich pracovní cesty? Bude v Kč nebo eurech?
Odpověď:
Vyúčtování cestovních náhrad ze zahraniční pracovní cesty bude provedeno v měnách, které pro výdaje v příslušných státech platí, tj. např. jízdní výdaje, nutné vedlejší výdaje vynaložené v Kč a stravné za tuzemskou část pracovní cesty v Kč, výdaje vynaložené v zahraničí (jízdní výdaje, výdaje za ubytování, nutné vedlejší výdaje) v měnách příslušného státu a zahraniční stravné v měně, ve které je pro příslušný stát stanovena vyhláškou MF základní sazba zahraničního stravného.
Celkový doplatek nebo přeplatek za tuto zahraniční pracovní cestu pak ve vyúčtování cestovních náhrad přepočtete postupně na měnu, ve které bude doplatek či přeplatek se zaměstnancem vypořádáván. Přitom v uvedeném případě musíte použít kurzy uvedené v § 183 odst. 2 a 4 ZP, tj.:
- kurz z dokladu o směně poskytnuté měny (Kč, Eur) v zahraničí a
- pokud takový doklad nebyl zaměstnancem doložen, pak kurzy vyhlášené ČNB a platné v daném případě v den vyplacení zálohy v Kč. Vyplacení další zálohy v EUR nemá na výběr kurzu v tomto případě žádný vliv, neboť jde o doplnění již vyplacené zálohy.
Připomínáme, že kurzy, které jste použili při účtování ve valutové pokladně, nemůžete použít ve vyúčtování cestovních náhrad. Je značný rozdíl mezi použitím kurzů při účtování a vyúčtování cestovních náhrad, tj. při zjišťování výše částek, které budou se zaměstnancem vypořádávány. Ve vyúčtování cestovních náhrad kurzy ze zákoníku práce, při účtování o případu skutečně uskutečněném v cizí měně (např. vrácení přeplatku zaměstnancem do valutové poklady anebo vyplacení doplatku v cizí měně) pak kurzy ze své vnitřní účetní směrnice.
Další výdělečná činnost zaměstnance – co je povoleno a co nikoliv?
10.1.2025, Zdroj: Verlag Dashöfer
Zákoník práce neomezuje počet současně sjednaných pracovních poměrů nebo jiných pracovněprávních vztahů ani nestanoví maximální možnou hranici rozsahu konané práce, nicméně zaměstnanci přesto nemohou konat některé práce bez předchozího písemného souhlasu svého dosavadního zaměstnavatele.
Podle ustanovení § 304 ZP mohou zaměstnanci vedle svého zaměstnání vykonávaného v základním pracovněprávním vztahu konat jinou výdělečnou činnost, která je shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele, u něhož jsou zaměstnáni, jen s jeho předchozím souhlasem.
Účelem tohoto ustanovení není zákaz další výdělečné činnosti obecně, ale omezení pro zaměstnance, aby zaměstnavateli konkurovali či zneužívali poznatky nebo informace, které získávají ve svém zaměstnání. Ustanovení má také širší dosah v tom směru, že se vztahuje na jakoukoliv výdělečnou činnost bez ohledu na to, v jakém právním vztahu je vykonávána a zda skutečně zamýšlený zisk (výdělek) přinese.
Omezení se tak vztahuje nejenom na všechny pracovněprávní vztahy, tj. další pracovní poměry či dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, ale také na občanskoprávní smlouvy nebo podnikání na základě živnostenského oprávnění či výkon práce v obchodních společnostech. Výdělečnou činností je i členství ve statutárních orgánech obchodních společností nebo jiných právnických osob. Výdělečná činnost je spojena s aktivní činností, výdělečnou činností, proto není držení akcií nebo majetkový vklad ve společnosti s ručením omezeným, pokud není současně spojen s výkonem práce. Ten už výdělečnou činností je.
Podstatné je, že výkon jiné výdělečné činnosti je podmíněn předchozím souhlasem dosavadního zaměstnavatele pouze v případě, že je shodný předmět činnosti obou zaměstnavatelů v případě pracovněprávních vztahů, nebo v případě podnikání, že zaměstnanec podniká ve stejném předmětu činnosti jako jeho zaměstnavatel a jejich živnostenská oprávnění jsou shodná. Rozhodující není práce, kterou zaměstnanec u zaměstnavatele koná, či jeho pracovní zařazení, ale výhradně předmět činnosti zaměstnavatele. Pro všechny zaměstnance zaměstnavatele je tak předmět činnosti stejný nezávisle na tom, jakou pracovní pozici či druh práce u zaměstnavatele vykonávají.
Zaměstnanec, který chce konat výdělečnou činnost ve stejném předmětu činnosti, jaký má jeho zaměstnavatel, nesmí tuto činnost konat, nemá-li k ní jeho předchozí souhlas. Ten si musí sám vyžádat. Jestliže si ho nevyžádá a začne výdělečnou činnost konat, porušuje tím povinnost vyplývající mu z právních předpisů vztahujících se k jím konané práci (pracovní kázeň), v tomto případě povinnost uloženou mu § 304 ZP. Záleží na zaměstnavateli, jaké důsledky tohoto porušení pro zaměstnance vzhledem ke všem konkrétním okolnostem zvolí. Není ani vyloučeno skončení pracovního poměru z důvodu porušení pracovní kázně, protože v některých případech může zaměstnanec přímo zaměstnavateli konkurovat, odvádět mu klienty či zakázky či zneužívat nabytých informací.
Zaměstnavatel není povinen souhlas k výdělečné činnosti udělit, záleží na jeho posouzení a následném rozhodnutí. Není ani na rozdíl od situace, kdy souhlas již dal a následně jej odvolává, odmítnutí žádosti jakkoliv zdůvodňovat. Důvody rozhodnutí však zaměstnavatel musí uvést v případě, že předchozí souhlas odvolává.
Jestliže zaměstnavatel své rozhodnutí o udělení souhlasu změní a souhlas odvolá, musí tak učinit písemně a uvést v něm důvody změny svého rozhodnutí. Zaměstnanec je následně povinen bez zbytečného odkladu výdělečnou činnost skončit způsobem vyplývajícím pro její skončení z příslušných právních předpisů.
Zcela volně může zaměstnanec vykonávat vědeckou, pedagogickou, publicistickou, literární a uměleckou činnost nebo výdělečnou činnost, která není shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele, u něhož je zaměstnán.